Des processus au service de votre organisation
Le contexte
Pour notre client, Sport2Be, une association qui propose gratuitement des activités sportives aux enfants défavorisés, l’enjeu était de simplifier toute l’organisation, de l’inscription des jeunes au suivi de leur participation. L’objectif : faciliter la vie des familles et des coachs, tout en réduisant les tâches administratives et les risques d’erreur.
Ce que ce cas concret vous présente
Découvrez comment nous concevons des processus sur mesure qui simplifient les opérations quotidiennes, automatisent les tâches répétitives et font circuler les bonnes informations au bon moment. De l’inscription à la gestion des présences, en passant par la communication avec les familles et le suivi des jeunes, ce projet illustre comment une organisation plus fluide permet de gagner beaucoup de temps, d’améliorer la coordination et de consacrer davantage d’énergie à l’essentiel : l'attention aux personnes et aux missions qui comptent.
Un parcours simplifié, de l’inscription au suivi des jeunes
Ce projet illustre la mise en place d’un système intégré permettant à notre clioent de gérer plus simplement l’ensemble du parcours des jeunes participants à ses activités sportives gratuites.
Grâce à un espace en ligne dédié, les parents peuvent inscrire leurs enfants, consulter les horaires et les lieux des activités sportives, signaler une absence, recevoir des informations pratiques et gérer leur participation aux événements. De leur côté, les coachs sportifs peuvent enregistrer les présences des jeunes directement sur leur téléphone, tandis que les équipes disposent d’une vue centralisée des inscriptions, des activités et de l’évolution des jeunes.
Les tâches répétitives, telles que l’envoi de confirmations, les rappels, les invitations et certaines alertes, sont automatisées. Les informations sont regroupées dans un dossier unique pour chaque jeune, ce qui limite les doubles encodages, les erreurs et la dispersion des données.
Enfin, les responsables de Sport2Be peuvent suivre beaucoup plus facilement la participation des jeunes aux activités, identifier leurs éventuelles absences répétées et consulter des indicateurs utiles pour évaluer l’impact des programmes et mieux orienter leurs actions.
Le bénéfice principal :
Moins de temps consacré à l’administration et à la recherche d’informations, une meilleure coordination entre les familles, les coachs et l’organisation, et davantage de disponibilité pour accompagner les jeunes.
